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Was bedeutet osa bei der Aufbewahrung von Aufzeichnungen?

Es ist die Richtlinie der Universität von Florida, dass alle Mitarbeiter Floridas Gesetz über öffentliche Aufzeichnungen und die Aufbewahrungspläne für öffentliche Aufzeichnungen, einschließlich E-Mail per E-Mail, einhalten. Floridas Gesetz über öffentliche Aufzeichnungen, das in Kapitel 119 der Florida-Statuten aufgeführt ist, definiert öffentliche Aufzeichnungen als: Der Oberste Gerichtshof von Florida interpretiert diese Definition so, dass sie alle Materialien umfasst, die von einer Agentur im Zusammenhang mit offiziellen Geschäften hergestellt oder erhalten wurden und zur Aufrechterhaltung, Kommunikation oder Formalisierung von Wissen verwendet werden.

Alle diese Materialien, unabhängig von ihrer Form, können öffentlich eingesehen werden, es sei denn, der Gesetzgeber hat sie ausdrücklich von der Offenlegung ausgenommen. Ein Gericht in Florida hat entschieden, dass "in einem Computer gespeicherte Informationen ebenso eine öffentliche Aufzeichnung sind wie eine geschriebene Seite in einem Buch oder eine Tabelle in einer Datei, die in einem Aktenschrank gespeichert ist.

E-Mails, die von Mitarbeitern der University of Florida im Zusammenhang mit offiziellen Geschäften erstellt oder empfangen werden und die Wissen aufrechterhalten, kommunizieren oder formalisieren, unterliegen dem Gesetz über öffentliche Aufzeichnungen und können eingesehen werden.

Wenn Ihre E-Mail unter die Definition eines öffentlichen Datensatzes fällt, dürfen Sie sie nicht löschen, es sei denn, dies ist im Aufbewahrungsplan für Aufzeichnungen der Universität auf Seite 6 vorgesehen. Sofern sie nicht unter eine der im Gesetz über öffentliche Aufzeichnungen beschriebenen Ausnahmen fällt, müssen Sie dies tun Erstellen Sie diese E-Mail-Nachricht auf Anfrage an eine beliebige Person. Eine Person muss kein "legitimes" Bedürfnis haben, dass öffentliche Aufzeichnungen berechtigt sind, sie einzusehen.

Das Landes- und Bundesrecht befreit bestimmte Kategorien von Dokumenten von der Offenlegung nach dem Gesetz über öffentliche Aufzeichnungen. Die Ausnahmen, die am häufigsten für Aufzeichnungen der Universität von Florida gelten, umfassen:

Bevor eine E-Mail gemäß einer Anfrage für öffentliche Aufzeichnungen freigegeben wird, müssen alle freigestellten Informationen aus der E-Mail gelöscht werden. Anträge auf öffentliche Aufzeichnungen können schriftlich oder mündlich gestellt werden. Alle Anfragen zu öffentlichen Aufzeichnungen sollten an den zuständigen Abteilungsleiter oder Verwaltungsleiter weitergeleitet werden. Der Abteilungsleiter oder Verwaltungsleiter ist dafür verantwortlich, eine oder mehrere Personen zu ernennen, um die angeforderten Dokumente zu sammeln, und dann entweder einen Zeitpunkt für die Überprüfung der Dokumente zu vereinbaren oder dem Antragsteller Kopien zur Verfügung zu stellen.

E-Mails, die nicht unter die Definition einer öffentlichen Aufzeichnung fallen, sollten nicht erstellt werden. Eine E-Mail, die eine öffentliche Aufzeichnung ist, aber ausgenommene Informationen enthält, sollte erstellt werden, aber die ausgenommenen Informationen müssen zuerst gelöscht oder redigiert werden. Wenn die Person, die die Aufzeichnungen beantragt, Kopien der Dokumente erhalten möchte, erlaubt das Gesetz über öffentliche Aufzeichnungen der Universität, 15 Cent pro einseitige Kopie zu berechnen.

Vor der Beantwortung der Anfrage sollte dem Antragsteller eine Schätzung der Gebühren vorgelegt und eine Genehmigung eingeholt werden. Alle Gebühren sollten vor Vorlage der Dokumente erhoben werden. Die Aufzeichnungsserie mit dem Titel "Transitory Messages", die im allgemeinen Aufzeichnungsplan der Universität enthalten ist, soll bestimmte E-Mail-Mitteilungen sowie andere Informationen mit kurzfristigem administrativem Wert abdecken. Die vorübergehende Nachrichtenserie ist wie folgt definiert: Vorübergehende Nachrichten bestehen aus solchen Aufzeichnungen, die hauptsächlich für die informelle Kommunikation von Informationen erstellt werden, im Gegensatz zu Mitteilungen, die zur Aufrechterhaltung oder Formalisierung von Wissen bestimmt sind.

Vorübergehende Nachrichten legen keine Richtlinien fest, legen keine Richtlinien oder Verfahren fest, zertifizieren keine Transaktion und werden nicht zu einer Quittung. Der informelle Charakter vorübergehender Nachrichten kann mit der Kommunikation verglichen werden, die während eines Telefongesprächs oder einer verbalen Kommunikation in einem Büroflur stattfinden kann. Zu den vorübergehenden Nachrichten gehören unter anderem: E-Mail-Nachrichten mit kurzlebigem oder keinem administrativen Wert, Voicemail, selbstklebende Notizen und telefonische Nachrichten.

Aufbewahrungsfristen für öffentliche Aufzeichnungen, einschließlich E-Mail, finden Sie im allgemeinen Aufzeichnungen der Universität. Aufbewahrungspläne basieren auf dem Informationsgehalt eines Datensatzes und nicht auf seinem Format. Die Aufbewahrung der meisten E-Mail-Datensätze fällt in die folgenden zwei Kategorien: Dies bedeutet, dass die Aufzeichnungen nur aufbewahrt werden müssen, bis sie ihren Verwaltungszweck erfüllt haben. Beispiele für solche Aufzeichnungen wären wie folgt:

Drei Geschäftsjahre aufbewahren: Allgemeine Korrespondenz, abteilungsübergreifende Memoranden des Absenders sowie die meisten Steuer- und Haushaltsunterlagen. Jedes Jahr müssen die Verwaltungsbüros beim Records Management Office Anträge auf Disposition von Aufzeichnungen stellen, um veraltete öffentliche Aufzeichnungen zu erhalten, die sie vernichten möchten. E-Mail-Dateien sollten Teil dieser Zerstörungsanfragen sein.

Regel 1B-24. Mit anderen Worten, sowohl Duplikate als auch Masterkopien von Aufzeichnungen mit dieser Aufbewahrungsfrist können von jeder Abteilung entsorgt werden, wenn sie nach Ansicht der Abteilung veraltet sind, abgelöst wurden oder ihren administrativen Wert verloren haben. E-Mail-Nachrichten mit einer längeren Aufbewahrungsfrist - wie Korrespondenz oder Absendermemoranden - müssen während der dreijährigen Aufbewahrungsfrist aufbewahrt werden und dürfen erst entsorgt werden, wenn Anträge auf Entsorgung von Aufzeichnungen eingereicht und genehmigt wurden.

Floridas Gesetz über öffentliche Aufzeichnungen bietet Herausforderungen für die Pflege von E-Mails, vor allem, weil E-Mail-Dokumente sowohl informell als auch effizient sind. Die meisten E-Mail-Benutzer ziehen es vor, die häufig mit Ausdrucken verbundenen Bearbeitungs-, Ablage- und Archivierungsaufgaben zu reduzieren oder zu eliminieren. Aufgrund der Unterschiede bei der Verwendung von E-Mail und Hardcopy verfügen viele E-Mail-Benutzer nicht über Systeme zum regelmäßigen Überprüfen, Speichern oder Löschen von E-Mails.

E-Mails mit öffentlichen Aufzeichnungen können gelöscht werden, nachdem sie für den in den Aufbewahrungsplänen festgelegten korrekten Zeitraum aufbewahrt wurden. Eine öffentliche Aufzeichnung, die nach dieser Zeit gespeichert wird und auf die zugegriffen werden kann, ist weiterhin eine öffentliche Aufzeichnung und muss auf Anfrage erstellt werden. Ein systematisches Löschprogramm entfernt nicht nur veraltete Dokumente aus der Datei, sondern spart auch Ressourcen, indem Informationen nicht unbegrenzt und unnötig über angemessene Zeiträume hinaus gespeichert werden. Während die Methoden zum Überprüfen, Speichern oder Löschen von E-Mails unterschiedlich sind, können Sie die Aufbewahrungsanforderungen des Gesetzes über öffentliche Aufzeichnungen erfüllen, indem Sie einen der folgenden Schritte ausführen:

Die technischen Details und Methoden zum Speichern, Abrufen und Drucken Ihrer E-Mail hängen vom verwendeten E-Mail-System ab. Wenden Sie sich an Ihren LAN-Administrator oder an das Computer-Support-Personal der Abteilung, um weitere Informationen zu erhalten. Einige automatische regelmäßige Sicherungen von E-Mails durch Systemadministratoren von Universitäten und Abteilungen werden im Rahmen des Disaster Recovery-Plans der Universität durchgeführt.

Es ist nicht so konzipiert, dass es dem Gesetz über öffentliche Aufzeichnungen entspricht. Daher müssen Sie Ihre eigenen Aufbewahrungsverfahren wie oben beschrieben einrichten, um sicherzustellen, dass Sie die gesetzlichen Bestimmungen einhalten.

Die zuvor aufgeführten Methoden zur Aufbewahrung von E-Mails entsprechen dem Gesetz über öffentliche Aufzeichnungen. Denken Sie unabhängig von der verwendeten Methode daran: Muss ein Antragsteller ein "berechtigtes Interesse" an meiner E-Mail mit öffentlichen Aufzeichnungen zeigen, bevor er sie sehen darf? Hat ein Antragsteller das Recht, eine "Fischereiexpedition" durchzuführen und "Überland" -Anfragen zu stellen?

Das Gesetz schreibt nicht vor, dass der Antragsteller ein bestimmtes Dokument angeben muss. Darf ich mich weigern, auf eine Anfrage nach öffentlichen Aufzeichnungen zu antworten, weil ich einfach nicht die Zeit habe, die Dokumente zu sammeln? Wenn die Beantwortung einer Anfrage nach öffentlichen Aufzeichnungen jedoch einen erheblichen Zeitaufwand erfordert, können Sie dem Antragsteller die Kosten dieser Zeit nach dem Gesetz in Rechnung stellen. Es dürfen nur E-Mails erstellt werden, die gemäß dem Gesetz oder im Zusammenhang mit der Abwicklung des offiziellen Universitätsgeschäfts erstellt oder empfangen wurden.

Die angemessene Verwendung von Universitätsausrüstung aus persönlichen Gründen wird in anderen Universitätsrichtlinien geregelt. Das Gesetz schreibt vor, dass Sie innerhalb einer angemessenen Frist antworten müssen, die von der Art der Anfrage abhängt. Die Gerichte haben jedoch klargestellt, dass öffentlichen Aufzeichnungen eine hohe Priorität eingeräumt werden soll. Mündliche Anfragen nach öffentlichen Aufzeichnungen sind genauso gültig wie schriftliche Anfragen.

Sie können jedoch darum bitten, dass die Anfrage schriftlich gestellt wird, damit keine Missverständnisse darüber bestehen, was gesucht wird. Sie müssen nur vorhandene Datensätze erstellen. Das Gesetz schreibt nicht vor, dass Sie neue Datensätze erstellen müssen. Erfordert das Gesetz über öffentliche Aufzeichnungen, dass ich Fragen zum Inhalt von E-Mails mit öffentlichen Aufzeichnungen beantworte?

Sie müssen nur die Dokumente vorlegen. Sie müssen keine Fragen beantworten, obwohl dies manchmal hilfreich sein kann. Wenn die Person, die mir eine E-Mail mit öffentlichen Aufzeichnungen gesendet hat, mich gebeten hat, diese vertraulich zu behandeln, kann ich die Vorlage verweigern?

Wenn es sich bei einem Dokument um eine nicht freigestellte öffentliche Aufzeichnung handelt, muss es auf Anfrage vorgelegt werden, auch wenn der Absender darum gebeten hat, dass es vertraulich behandelt wird. Eine Person, die wissentlich gegen das Gesetz über öffentliche Aufzeichnungen verstößt, wird disziplinarisch verfolgt und kann eines Verstoßes gegen das Strafrecht für schuldig befunden werden. Wenn ich in meinem Haus anstelle meines Büros öffentliche Aufzeichnungen der Universität aufbewahre, muss ich sie dann auf Anfrage noch vorlegen? Alle nicht freigestellten öffentlichen Aufzeichnungen müssen unabhängig davon erstellt werden, wo sie sich physisch befinden.

Was ist, wenn das angeforderte Dokument freigestelltes und öffentliches Material enthält? Kann ich das gesamte Dokument zurückhalten? Nicht gewöhnlich. Nach Möglichkeit schreibt das Gesetz vor, dass Sie den ausgenommenen Teil des Dokuments löschen und das Dokument dem Antragsteller zur Verfügung stellen müssen. UF-Richtlinie des Kommunikationsnetzwerks der Universität von Florida für E-Mails als öffentliche Aufzeichnungen Es ist die Richtlinie der Universität von Florida, dass alle Mitarbeiter Floridas Gesetz über öffentliche Aufzeichnungen und die Aufbewahrungspläne für öffentliche Aufzeichnungen, einschließlich E-Mail per E-Mail, einhalten.

Floridas Gesetz über öffentliche Aufzeichnungen: Floridas Gesetz über öffentliche Aufzeichnungen, das in Kapitel 119 der Florida-Statuten aufgeführt ist, definiert öffentliche Aufzeichnungen als: Die Ausnahmen, die am häufigsten für Aufzeichnungen der Universität von Florida gelten, umfassen: Bestimmte Dokumente in Bezug auf Personalangelegenheiten, die nach dem Gesetz von Florida vertraulich sind; Aufzeichnungen von Studenten, die mit Ausnahme von "Verzeichnisinformationen" gemäß der Buckley-Änderung vertraulich behandelt werden müssen; und bestimmte Arten von Forschungsunterlagen, die nach dem Gesetz von Florida vertraulich sind.

Die vorübergehende Nachrichtenserie ist wie folgt definiert: Aufbewahrung wird als Aufbewahrung definiert, bis veralteter, abgelöster oder administrativer Wert verloren geht.

Die Aufbewahrung der meisten E-Mail-Datensätze fällt in die folgenden zwei Kategorien: Beispiele für solche Datensätze wären: Transitorische Nachrichten wie oben definiert. Routinemäßige Ankündigungen und Informationen, einschließlich Mitteilungen zu Seminaren oder Workshops, Fragen zu Prozessen oder Ideen sowie allgemeine Informationen zu Programmen.

Referenzdateien sind allgemeine Informationsdateien, die in den täglichen Funktionen des Verwaltungsbereichs verwendet werden. Besprechungsnotizen, statistische Aufzeichnungen, Lesen von Dateien und abteilungsübergreifende Memoranden der Empfänger. Während die Methoden zum Überprüfen, Speichern oder Löschen von E-Mails unterschiedlich sind, können Sie die Aufbewahrungsanforderungen des Gesetzes über öffentliche Aufzeichnungen erfüllen, indem Sie einen der folgenden Schritte ausführen: Drucken Sie die E-Mail aus und speichern Sie die Hardcopy in der entsprechenden Betreffdatei würde jede andere gedruckte Kommunikation.

Durch das Drucken der E-Mail können Sie alle Informationen zu einem bestimmten Thema an einem zentralen Ort aufbewahren und so den historischen und archivarischen Wert verbessern.

Wenn Sie diese Methode wählen, möchten Sie möglicherweise Ihr E-Mail-Konto so einrichten, dass ausgehende E-Mails standardmäßig nicht protokolliert werden. Dazu müssen Sie nicht nur jede von Ihnen gesendete Nachricht für öffentliche Aufzeichnungen drucken, sondern auch bestimmen, wann Sie die E-Mail senden, ob sie gemäß dem Gesetz für öffentliche Aufzeichnungen gespeichert werden muss. Sie müssen auch festlegen, ob eingehende E-Mails auch gedruckt werden müssen, bevor sie von Ihrem System gelöscht werden.

Speichern Sie Ihre E-Mails mit öffentlichen Aufzeichnungen elektronisch gemäß den Konventionen Ihres E-Mail-Systems und bewahren Sie sie gemäß den Aufbewahrungsplänen der Universität elektronisch auf. Was mache ich, wenn ein Reporter anruft und nach meiner E-Mail fragt?

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